NUEVA ISO 45001

Quizás no hayas oído hablar de esta ISO 45001 pero esta norma va a sustituir a otra que seguro has oído hablar: la OHSAS 18001.

La ISO 45001 por tanto va a establecer los criterios para un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

En octubre de 2013, la Organización Internacional de Normalización (ISO) decidió seguir adelante con el desarrollo de esta norma ISO que reemplazara a OHSAS 18001 en los próximos tres años.

El calendario previsto es:

Suponiendo que estos plazos sean exactos, la norma se llamará ISO 45001: 2016, de acuerdo con la nomenclatura habitual de las normas publicadas por ISO.

El borrador de la futura ISO 45001 recoge la mayoría de los requisitos de OHSAS 18001 y, además, la futura Norma pondrá más énfasis en el contexto de la organización y reforzará el papel de la alta dirección en el liderazgo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. 

La palabra OHSAS es un anagrama en inglés que significa Ocupational Health and Safety Management Systems o Sistemas de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional en español.

El origen del OHSAS 18001 es más reciente que ISO 9001 e ISO 14001. Es una norma que fue creada en 1999 en Reino Unido pero que actualmente tiene reconocimiento  tanto a nivel nacional como internacional. 

Esta norma puede aplicarse a todo tipo de organización sin discriminarlas por su tipo, tamaño o por su ubicación geográfica y puede adaptarse a cualquier entorno legal, social y cultural. 

La transformación a norma ISO se produce debido a la cada vez más cantidad de certificados que hay con esta norma, por lo que se necesita establecer una nueva norma internacional.

La última actualización de la OHSAS 18001 se produjo en el año 2007 para adaptarse a la evolución de los distintos sistemas y los distintos cambios tecnológicos suponiendo como principal beneficio el acercamiento a los requerimientos estructurales de las normas ISO 9001 e ISO 14001 permitiendo su extensión y el desarrollo de los primeros Sistemas Integrados de Gestión.

Las empresas que poseen la certificación de la OHSAS 18001 se le des dará un tiempo para que se puedan ajustar a la nueva ISO 45001.

El estándar ISO 45001 por tanto facilitará una mayor compatibilidad con otros sistemas de gestión y tendrá, seguramente, un mayor reconocimiento a nivel internacional.

La norma ISO 45001 se prevé que utilice la misma estructura común, las definiciones y el texto básico que se utiliza para las actuales revisiones de ISO 14001 e ISO 9001. Es por ello que la estructura estará basada en el "Anexo SL" cuyo esquema, como hemos comentado en otros artículos del blog, es:

1. Alcance

2. Referencias normativas

3. Términos y definiciones

4. Contexto de la organización

5. Liderazgo

6. Planificación

7. Apoyo

8. Operación

9. Evaluación del desempeño

10. Mejora

Dicha norma se aplicarán en las organizaciones que estén buscando:

• Establecer un sistema de gestión de SST para eliminar o minimizar el riesgo de sus empleados y otras partes interesadas que puedan estar expuestas a ellos
• Mejorar su desempeño en lo que se refiere en materia de salud y seguridad.
• Integrar la actividad preventiva en el sistema general de gestión.
• Trabajar bajo unas condiciones ajustadas a las políticas de seguridad y salud que impone la norma internacionalmente.
• Implantar, mantener al día y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud que este reconocido tanto a nivel nacional como internacional.
• Demostrar a terceros la conformidad en materia de Seguridad y salud mediante la certificación de su sistema.

Según se vayan produciendo las siguientes etapas de revisión pueden surgir cambios antes de la publicación final prevista para 2016. Os tendremos al tanto de cualquier cambio que se produzca.

Principios de Imparcialidad y Objetividad en los procesos de Certificación.

Una Auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

La realización de una auditoría debe asegurar dos principios fundamentales: la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

El concepto de imparcialidad es el que la relaciona con una toma de decisiones o juicio sin subjetivismos, es decir permaneciendo neutral o sin tomar partido. La imparcialidad es sinónimo de presencia real y percibida de objetividad.

La objetividad es la ausencia de conflictos de intereses o que si estos existen, estén resueltos sin que afecten de forma adversa a las actividades de cualquier certificadora.

La actividad de certificación consiste, precisamente, en realizar una evaluación imparcial y competente de tercera parte, garantizando confianza a todas las partes interesadas de que el sistema de gestión cumple con todos los requisitos aplicables especificados.

La imparcialidad será el principio básico que contribuya a generar confianza en el cliente y el negocio.

La propia norma ISO 17021 reconoce que la principal fuente de falta de imparcialidad corresponde al mercado en el que se mueven los organismos de certificación, ya que sus ingresos provienen de sus clientes y, al fin y al cabo, ellos pagan por la obtención de un certificado.

La solución a este tipo de conflictos radica en que las decisiones que adopte el organismo de certificación se basen exclusivamente en la evidencia objetiva de conformidad o de no conformidad que se obtenga de las auditorías, ya que, así, se garantiza que estas decisiones no estén influenciadas por otros intereses.

Los conceptos de imparcialidad e independencia relativos a las actuaciones de un auditor están íntimamente relacionados. Se entiende independencia como “la capacidad de adoptar decisiones propias, actuando sobre la base de procesos de pensamiento y criterio también propios, sin recibir influencias externas”.

Tanto la imparcialidad como la independencia de los auditores, son determinantes a la hora de valorar la calidad de las auditorías de certificación, conformándose la independencia como un aspecto intrínseco a las auditorías entre cuyos objetivos está el de mejorar la confianza y aumentar la credibilidad. La independencia del auditor aporta y garantiza confianza en el proceso de certificación.

La calidad de las auditorías realizadas por los auditores de certificación también puede verse determinada por muchos otros factores condicionantes.

El auditor no puede participar en auditorías de certificación en un cliente para el que haya ejercido labores de consultoría en un periodo definido de tiempo, normalmente estimado en 2 años.

La gestión de la imparcialidad ha sido una cuestión muy discutida en el ámbito de las Entidades de Acreditación durante los últimos años, para lo cual se establecieron normas para evitar conflictos de intereses en los Organismos de Certificación.

El punto más conflictivo fue el relativo a la consultoría de implantación de sistemas de gestión, por lo que algunas certificadoras han optado por dejar esta actividad y dedicarse exclusivamente a la evaluación de la conformidad, no realizando consultoría, asesoría o soluciones a las desviaciones identificadas en su actividad de certificación.

Fuente consultada: Ó Bureau Veritas Formación, S.A.

Los ciclos de Auditoría y ciclos de Certificación

Los ciclos de auditoría según la norma ISO 17021

La determinación de las fases de auditoría y periodo de tiempo máximo entre auditorías, dentro del proceso de certificación de una organización, estaba generando controversia antes de la aparición de la norma ISO 17021. 

Por ello, uno de los objetivos de la misma fue definir de una manera clara cuáles deben ser los ciclos de auditoría y certificación, estableciendo los límites temporales entre ellos para poder continuar con la certificación de un sistema de gestión.

El proceso global de certificación de cualquier sistema de gestión debe pasar sistemáticamente por las siguientes etapas:

- Auditoría Inicial: Para comenzar con la certificación debe realizarse una auditoría inicial de certificación dividida en dos Fases, 1 y 2.

- Ciclo de Auditoría: Para proseguir con el proceso de certificación, una vez concedido el certificado, se deberán realizar dos auditorías de seguimiento en el primer y segundo año respectivamente tras la auditoría inicial, y una auditoría de renovación en el tercer año, antes del vencimiento de la fecha de caducidad del certificado.

-  Ciclo de Certificación: La validez de la certificación tendrá una duración de tres años.

- Auditoría de Renovación de la Certificación: En los casos en que se identifiquen no conformidades o falta de evidencia de conformidad en el transcurso de una auditoría de renovación de la certificación, el organismo de certificación debe fijar un plazo para la implementación de correcciones y de acciones correctivas antes del vencimiento de la certificación.

De esta manera los ciclos de auditoría se conforman siguiendo el siguiente esquema:

Ciclos de Certificación

Los intervalos de tiempo para planificar y realizar las auditorías de renovación y seguimiento se han vuelto más rígidos.
Así, los ciclos de certificación, basados en la norma ISO 17021:

- Comienzan con la decisión de certificación* (contrato con Entidad de Certificación) y 
- Finalizan al transcurrir 3 años menos un día*¹

* Sin embargo, el punto de referencia para la planificación de las auditorías se corresponderá con la fecha en la que se completó la auditoría de Fase 2, y no la fecha en la que se tomó la decisión de certificación.

*¹La decisión de renovación deberá ser tomada dentro de los 3 años del ciclo de certificación, antes de la expiración del certificado en vigor.

La decisión de otorgar el Certificado por parte de la Entidad de Certificación solo tendrá lugar cuando la organización objeto de auditoría haya resuelto todas las no conformidades.

Las auditorías de renovación deben ser planificadas con antelación a la fecha de expiración del certificado en vigor, coincidiendo con la fecha del tercer aniversario del último día de la auditoría de Fase 2 o aproximadamente 3 meses antes de la caducidad del certificado, con objeto de disponer de tiempo suficiente para el cierre de las posibles no conformidades y la obligatoria revisión técnica del expediente para la toma de decisión.

En el caso de que los requisitos para la renovación se hayan cumplido tres meses antes de la fecha de expiración del certificado, un nuevo ciclo de certificación de 3 años empezará desde la fecha original de expiración del certificado (no existirán cambios respecto al ciclo de certificación previo).

Si la anticipación de la auditoría de recertificación y la toma de decisión es de cuatro o más meses antes de la caducidad del certificado, entonces el nuevo ciclo de certificación comienza con la fecha de toma de decisión y caduca a los tres años menos un día de dicha toma de decisión. Es decir, en los procesos de renovación, la caducidad del nuevo certificado es de tres años menos un día a partir de la anterior caducidad, sólo cuando dicha toma de decisión se toma dentro de los tres meses anteriores a la caducidad del certificado vigente.

Cuando existan cambios dentro de un ciclo de certificación que afecten al alcance del certificado o los emplazamientos, se precisa de la aprobación del Organismo de Certificación antes de la emisión de un nuevo certificado.

Las fechas para las auditorías de seguimiento y renovación deben de calcularse a partir de la auditoría de Fase 2; por lo tanto el ciclo de auditoría empieza el último día de la auditoría Fase 2.