Los ciclos de Auditoría y ciclos de Certificación

Los ciclos de auditoría según la norma ISO 17021

La determinación de las fases de auditoría y periodo de tiempo máximo entre auditorías, dentro del proceso de certificación de una organización, estaba generando controversia antes de la aparición de la norma ISO 17021. 

Por ello, uno de los objetivos de la misma fue definir de una manera clara cuáles deben ser los ciclos de auditoría y certificación, estableciendo los límites temporales entre ellos para poder continuar con la certificación de un sistema de gestión.

El proceso global de certificación de cualquier sistema de gestión debe pasar sistemáticamente por las siguientes etapas:

- Auditoría Inicial: Para comenzar con la certificación debe realizarse una auditoría inicial de certificación dividida en dos Fases, 1 y 2.

- Ciclo de Auditoría: Para proseguir con el proceso de certificación, una vez concedido el certificado, se deberán realizar dos auditorías de seguimiento en el primer y segundo año respectivamente tras la auditoría inicial, y una auditoría de renovación en el tercer año, antes del vencimiento de la fecha de caducidad del certificado.

-  Ciclo de Certificación: La validez de la certificación tendrá una duración de tres años.

- Auditoría de Renovación de la Certificación: En los casos en que se identifiquen no conformidades o falta de evidencia de conformidad en el transcurso de una auditoría de renovación de la certificación, el organismo de certificación debe fijar un plazo para la implementación de correcciones y de acciones correctivas antes del vencimiento de la certificación.

De esta manera los ciclos de auditoría se conforman siguiendo el siguiente esquema:

Ciclos de Certificación

Los intervalos de tiempo para planificar y realizar las auditorías de renovación y seguimiento se han vuelto más rígidos.
Así, los ciclos de certificación, basados en la norma ISO 17021:

- Comienzan con la decisión de certificación* (contrato con Entidad de Certificación) y 
- Finalizan al transcurrir 3 años menos un día*¹

* Sin embargo, el punto de referencia para la planificación de las auditorías se corresponderá con la fecha en la que se completó la auditoría de Fase 2, y no la fecha en la que se tomó la decisión de certificación.

*¹La decisión de renovación deberá ser tomada dentro de los 3 años del ciclo de certificación, antes de la expiración del certificado en vigor.

La decisión de otorgar el Certificado por parte de la Entidad de Certificación solo tendrá lugar cuando la organización objeto de auditoría haya resuelto todas las no conformidades.

Las auditorías de renovación deben ser planificadas con antelación a la fecha de expiración del certificado en vigor, coincidiendo con la fecha del tercer aniversario del último día de la auditoría de Fase 2 o aproximadamente 3 meses antes de la caducidad del certificado, con objeto de disponer de tiempo suficiente para el cierre de las posibles no conformidades y la obligatoria revisión técnica del expediente para la toma de decisión.

En el caso de que los requisitos para la renovación se hayan cumplido tres meses antes de la fecha de expiración del certificado, un nuevo ciclo de certificación de 3 años empezará desde la fecha original de expiración del certificado (no existirán cambios respecto al ciclo de certificación previo).

Si la anticipación de la auditoría de recertificación y la toma de decisión es de cuatro o más meses antes de la caducidad del certificado, entonces el nuevo ciclo de certificación comienza con la fecha de toma de decisión y caduca a los tres años menos un día de dicha toma de decisión. Es decir, en los procesos de renovación, la caducidad del nuevo certificado es de tres años menos un día a partir de la anterior caducidad, sólo cuando dicha toma de decisión se toma dentro de los tres meses anteriores a la caducidad del certificado vigente.

Cuando existan cambios dentro de un ciclo de certificación que afecten al alcance del certificado o los emplazamientos, se precisa de la aprobación del Organismo de Certificación antes de la emisión de un nuevo certificado.

Las fechas para las auditorías de seguimiento y renovación deben de calcularse a partir de la auditoría de Fase 2; por lo tanto el ciclo de auditoría empieza el último día de la auditoría Fase 2.