Principales cambios de ISO 14001:2015

Como comentamos en un post anterior, se ha confirmado que en 2015 dispondremos de una nueva versión de ISO 14001.

Recientemente se ha publicado el ISO/DIS 14001 (Draft International Standard). Es un documento abierto a comentarios hasta el próximo 28 de noviembre. En febrero de 2015 se revisarán dichos comentarios emitiéndose el ISO/FDIS14001 (Final Draft International Standard) y la versión definitiva está prevista para el tercer trimestre de 2015.

Seguramente que desde el borrador publicado hasta su publicación final surgirán cambios, pero a continuación exponemos algunas pinceladas los principales cambios de la nueva versión de ISO 14001:

Cambios  en la estructura

La futura ISO 14001 mantendrá el mismo enfoque de ciclo de mejora continua pero compartirá una estructura común con los sistemas de gestión descritos en otras normas ampliamente difundidas, como la ISO 9001.

Se adoptará la llamada “Estructura de alto nivel (anexo SL)” que es una estructura genérica que debe ser aplicada a todos los sistemas ISO y provoca que todos tengan la misma estructura, términos y definiciones.

Esto provocará una mayor facilidad a la hora de integrar distintas normas ISO dentro de una Organización.

La nueva distribución hace que en lugar de tener todo en un único punto 4 (con muchas secciones internas) cada apartado tenga su propio punto (empezando con la política ambiental en el 5.2 y terminando en la mejora continua en el 10.2):

Cambios en el contenido

Así, se han introducido dos nuevos requerimientos que implican avanzar en la comprensión del contexto en el que la organización opera y las expectativas de los distintos grupos de interés interesados en su actividad. 

Los principales cambios que se detectan a priori son:

• Hay que tener en cuenta el contexto de la organización. Integración de la gestión ambiental en la gestión estratégica de la empresa. Se debe incluir el compromiso con la protección del medio ambiente dentro de la Política para lo que se requiere una comprensión del contexto en el que la organización opera.
• Liderazgo: El liderazgo de la alta dirección y su compromiso con el Sistema se refuerzan como requisitos para garantizar el cumplimiento de los objetivos. La alta dirección debe mostrar liderazgo y compromiso con el sistema de gestión.
• Mejora del desempeño ambiental: Se introduce el concepto de Riesgos y Oportunidades.  La organización deberá analizar el riesgo asociado a las amenazas y oportunidades de la empresa y planificar acciones al respecto.Para ello, además, se requiere un mayor enfoque: hay que analizar la organización y sus productos o servicios teniendo en cuenta la cadena de valor y usando la perspectiva del ciclo de vida para establecer los aspectos ambientales. Además se destaca la necesidad de la organización de definir indicadores para medir y demostrar el desempeño de los objetivos ambientales definidos.
• Nuevo concepto de Cadena de Valor. Se establece requisitos para controlar o influenciar los procesos claves pero también los externalizados. 
• Comunicación: requiere específicamente que las organizaciones determinen  metodología de comunicación. 
• Concepto de partes interesadas: Se debe determinar quienes son las partes interesadas, sus necesidades y expectativas y cuáles de éstas se convertirán en obligaciones de cumplimiento.
• Inclusión de pautas para simplificar la documentación del sistema: como en la nueva versión de ISO 9001 se sustituye el término “procedimiento” y “registro” por “información documentada”. Asimismo desaparece el término “Acción Preventiva” y el término “mejora continua” se sustituye por “mejora”.

En las siguientes etapas de revisión: FDIS (Final draft International Standard) pueden surgir cambios antes de la publicación final prevista para 2015.

Os tendremos al tanto de cualquier cambio que se produzca.

Los ciclos de Auditoría y ciclos de Certificación

Los ciclos de auditoría según la norma ISO 17021

La determinación de las fases de auditoría y periodo de tiempo máximo entre auditorías, dentro del proceso de certificación de una organización, estaba generando controversia antes de la aparición de la norma ISO 17021. 

Por ello, uno de los objetivos de la misma fue definir de una manera clara cuáles deben ser los ciclos de auditoría y certificación, estableciendo los límites temporales entre ellos para poder continuar con la certificación de un sistema de gestión.

El proceso global de certificación de cualquier sistema de gestión debe pasar sistemáticamente por las siguientes etapas:

- Auditoría Inicial: Para comenzar con la certificación debe realizarse una auditoría inicial de certificación dividida en dos Fases, 1 y 2.

- Ciclo de Auditoría: Para proseguir con el proceso de certificación, una vez concedido el certificado, se deberán realizar dos auditorías de seguimiento en el primer y segundo año respectivamente tras la auditoría inicial, y una auditoría de renovación en el tercer año, antes del vencimiento de la fecha de caducidad del certificado.

-  Ciclo de Certificación: La validez de la certificación tendrá una duración de tres años.

- Auditoría de Renovación de la Certificación: En los casos en que se identifiquen no conformidades o falta de evidencia de conformidad en el transcurso de una auditoría de renovación de la certificación, el organismo de certificación debe fijar un plazo para la implementación de correcciones y de acciones correctivas antes del vencimiento de la certificación.

De esta manera los ciclos de auditoría se conforman siguiendo el siguiente esquema:

Ciclos de Certificación

Los intervalos de tiempo para planificar y realizar las auditorías de renovación y seguimiento se han vuelto más rígidos.
Así, los ciclos de certificación, basados en la norma ISO 17021:

- Comienzan con la decisión de certificación* (contrato con Entidad de Certificación) y 
- Finalizan al transcurrir 3 años menos un día*¹

* Sin embargo, el punto de referencia para la planificación de las auditorías se corresponderá con la fecha en la que se completó la auditoría de Fase 2, y no la fecha en la que se tomó la decisión de certificación.

*¹La decisión de renovación deberá ser tomada dentro de los 3 años del ciclo de certificación, antes de la expiración del certificado en vigor.

La decisión de otorgar el Certificado por parte de la Entidad de Certificación solo tendrá lugar cuando la organización objeto de auditoría haya resuelto todas las no conformidades.

Las auditorías de renovación deben ser planificadas con antelación a la fecha de expiración del certificado en vigor, coincidiendo con la fecha del tercer aniversario del último día de la auditoría de Fase 2 o aproximadamente 3 meses antes de la caducidad del certificado, con objeto de disponer de tiempo suficiente para el cierre de las posibles no conformidades y la obligatoria revisión técnica del expediente para la toma de decisión.

En el caso de que los requisitos para la renovación se hayan cumplido tres meses antes de la fecha de expiración del certificado, un nuevo ciclo de certificación de 3 años empezará desde la fecha original de expiración del certificado (no existirán cambios respecto al ciclo de certificación previo).

Si la anticipación de la auditoría de recertificación y la toma de decisión es de cuatro o más meses antes de la caducidad del certificado, entonces el nuevo ciclo de certificación comienza con la fecha de toma de decisión y caduca a los tres años menos un día de dicha toma de decisión. Es decir, en los procesos de renovación, la caducidad del nuevo certificado es de tres años menos un día a partir de la anterior caducidad, sólo cuando dicha toma de decisión se toma dentro de los tres meses anteriores a la caducidad del certificado vigente.

Cuando existan cambios dentro de un ciclo de certificación que afecten al alcance del certificado o los emplazamientos, se precisa de la aprobación del Organismo de Certificación antes de la emisión de un nuevo certificado.

Las fechas para las auditorías de seguimiento y renovación deben de calcularse a partir de la auditoría de Fase 2; por lo tanto el ciclo de auditoría empieza el último día de la auditoría Fase 2.

Breve historia de la Gestión Ambiental

España ocupa el cuarto puesto del mundo y segundo de Europa en Gestión Ambiental, con cerca de 20.000 certificados ISO 14001 y 1261 validaciones EMAS.

Los Sistemas de Gestión Ambiental han ido aumentando progresivamente, siendo en la actualidad una importante herramienta para las empresas y para el entorno de las mismas.

En los años 90 se empieza a prestar especial atención a la problemática ambiental, y es entonces cuando muchos países comienzan a implementar sus propias normas ambientales. Se hacía necesario unificar todas estas normas y tener un indicador universal que evaluara los esfuerzos de las empresas por alcanzar una protección ambiental correcta. Por ello, la Organización ISO se comprometió a redactar normas de estandarización ambiental. 

La ISO 14001 se basa en la norma inglesa BS7750, que fue publicada oficialmente por la British Standards Institution (BSI) en 1992. Al igual que la ISO 9001, esta norma ambiental se revisa a intervalos periódicos (aproximadamente cada 5 años), estando actualmente vigente la ISO 14001:2004.

En cuanto al Reglamento EMAS, por dar una pincelada del mismo y entender la importancia en los Sistemas de Gestión Ambiental, diremos que nace en 1993, cuando se promulga el Reglamento 1836/1993 por el que se permite a las empresas del sector industrial adherirse de forma voluntaria a un sistema comunitario de gestión y auditorías ambientales. Tiene como objetivo promover medidas que conduzcan a un comportamiento ambiental adecuado en los países europeos, y ha sido revisado periódicamente para adaptarlo a la actualidad de la Unión Europea, estando vigente en la actualidad el Reglamento 1221/2009.

Evolución de la Gestión Ambiental

El 28 de Agosto de 2014 la Organización ISO ha publicado el borrador del nuevo texto de la Norma de Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001, denominado ISO/DIS (Draft International Standard) 14001. 

En febrero de 2015 se revisarán dichos comentarios, produciéndose un borrador final. La publicación de la versión definitiva está prevista en el tercer trimestre de 2015.

En un próximo post hablaremos sobre los cambios que va a introducir la versión ISO 14001:2015.